Verwerking van (persoons-)gegevens door de verantwoordelijke voor de online sollicitatieprocedure

Privacyverklaring medewerkers, stagiaires en sollicitanten

Verwerkingsverantwoordelijke: Count & Cooper B.V., Stationsplein 45, Rotterdam. support@countcooper.nl, 010 2613113

Bescherming van persoonsgegevens 

Wij, Count @ Cooper B.V., verwerken persoonsgegevens van onze (oud-)medewerkers, (oud-) stagiaires en personen die bij ons hebben gesolliciteerd. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Wij verwerken die persoonsgegevens met inachtneming van de hiervoor geldende regels. In deze privacyverklaring lichten wij als verwerkingsverantwoordelijke toe hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan.

Voor wie is deze privacyverklaring bedoeld 

Deze privacyverklaring is bedoeld voor:

• onze medewerkers;
• onze voormalig medewerkers;
• de personen die bij ons stage lopen of hebben gelopen;
• de personen die bij ons hebben gesolliciteerd

 Wij verwerken persoonsgegevens die jij zelf aan ons verstrekt. Wij verwerken ook persoonsgegevens die zijn verkregen uit andere bronnen, zoals persoonsgegevens afkomstig uit andere openbare bronnen zoals social media- platforms als LinkedIn. Als je wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken, neem dan gerust contact met ons op.

 Overzicht

Hieronder staat een overzicht van de groepen betrokkenen van wie wij persoonsgegevens verwerken, en of de verstrekking van persoonsgegevens voor die groepen betrokkenen – in het algemeen – een verplichting is:

Groep betrokkenen                     Of u persoonsgegevens moet verstrekken

Gebruikers Social Media               Je hebt deze persoonsgegevens zelf openbaar gemaakt.

Bezoekers van ons bedrijf              Je bent niet verplicht jouw persoonsgegevens aan ons te verstrekken, maar zonder die gegevens kun je geen toegang tot ons bedrijf krijgen.

Sollicitanten                                 Je bent niet verplicht jouw persoonsgegevens aan ons te verstrekken, maar zonder die gegevens kunnen wij de sollicitatie niet in behandeling nemen.

Medewerkers / stagiaires             Je bent niet verplicht jouw persoonsgegevens aan ons te verstrekken, maar zonder die gegevens kunnen wij jou niet in dienst nemen.

Oud-medewerkers / stagiaires      Dit betreft reeds door jou verstrekte gegevens die wij als werkgever bewaren uit hoofde van de op ons rustende wettelijke verplichtingen.

Met welk doel en op welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken 

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen en op de volgende grondslagen:

Benaderen potentiële sollicitanten

Doel: Om te beoordelen of wij iemand willen benaderen voor een bepaalde functie en het verrichten van marketingactiviteiten.

Grondslag: Toestemming * en/of Gerechtvaardigd belang ***

Wij willen de activiteiten van onze onderneming zo succesvol mogelijk doen zijn waarbij goed functionerende medewerkers een belangrijke rol spelen.

Beoordelen potentiële sollicitanten

Doel: Om te beoordelen of iemand geschikt is voor een bepaalde functie en/of past binnen onze organisatie.

Grondslag: Toestemming * en/of Gerechtvaardigd belang ***

Wij willen de activiteiten van onze onderneming zo succesvol mogelijk doen zijn waarbij goed functionerende medewerkers een belangrijke rol spelen.

Verlonen werknemers en stagiaires

Doel: Het uitvoeren van onze (salaris)administratie, uitbetalen van salarissen en vergoedingen, uitvoeren van voor u geldende (arbeids-) voorwaarden.

Grondslag: Overeenkomst ** en/of Wettelijke verplichting. ****

Opbouwen personeelsdossier

Doel: Vastleggen functioneringsgesprekken, officiële waarschuwingen etc.

Grondslag: Overeenkomst ** en/of Gerechtvaardigd belang *** en/of Wettelijke verplichting ****

Wij willen een goed personeelsbeleid kunnen voeren in het kader waarvan een goede verslaglegging belangrijk voor ons is.

Beveiliging, toezicht en fraudebestrijding

Doel: Het uitvoeren van processen die zien op de beveiliging van de werkplek en de omgeving waar de werkzaamheden plaatsvinden, het houden van toezicht op uw werkzaamheden en het voorkomen van fraude.

Grondslag: Gerechtvaardigd belang***

Voor een goede bedrijfsvoering en de bescherming van onze bedrijfsbelangen is controle voor ons van wezenlijk belang

Het verrichten van marketing

Doel: Zoals het plaatsen van foto’s van werknemers/stagiaires op de website.

Grondslag: Toestemming*

U bent niet verplicht uw persoonsgegevens voor dit doel aan ons ter beschikking te stellen.

Het uitvoeren van personeelsbeleid 

Doel: Het ontwikkelen van werknemers door middel van loopbaanbegeleiding en talentontwikkeling, registreren van deelname aan personeelsverenigingen etc.

Grondslag: Gerechtvaardigd belang ***

Wij willen de activiteiten van onze onderneming zo succesvol mogelijk doen zijn waarbij goed functionerende medewerkers een belangrijke rol spelen

Verzuimbeheer/maatschappelijke ondersteuning

Doel: Voorkomen van verzuim en uitvoering geven aan de Wet Verbetering Poortwachter, alsmede andere wettelijke bepalingen inzake het voorkomen van verzuim en bevorderen van re-integratie, arbodiensten.

Grondslag: Wettelijke verplichting **** Gerechtvaardigd belang***

Wij willen de activiteiten van onze onderneming zo succesvol mogelijk doen zijn waarbij goed functionerende medewerkers een belangrijke rol spelen.

Het doen uitvoeren van een accountantscontrole

Doel: (jaarlijkse) externe controle van de administratie.

Grondslag: Gerechtvaardigd belang ***

Wij hechten belang aan het voeren van een goede administratie waarop controle moet kunnen plaatsvinden

Interne doorzending gegevens

Doel: Wij zenden persoonsgegevens binnen ons concern door voor interne administratieve doeleinden.

Grondslag: Gerechtvaardigd belang

Wij hechten belang aan het voeren van een goede administratie waarop controle moet kunnen plaatsvinden.

Uitvoering geven aan wettelijke plichten

Doel: Wij verwerken persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.

Grondslag: Wettelijke verplichting****

Geschillenbehandeling 

Doel: Het incasso van vorderingen en het behandelen van geschillen, inclusief het mogelijk overdragen van    persoonsgegevens aan derden.

Grondslag: Gerechtvaardigd belang *** 

Wij vinden het belangrijk dat geschillen efficiënt worden opgelost in het kader waarvan gebruik van persoonsgegevens noodzakelijk kan zijn.

Het afwikkelen van aanspraken bij einde van het dienstverband of de stage

Doel: Uitbetaling opgebouwde rechten, beëindigingsvergoeding etc.

Grondslag: Overeenkomst** en/of Wettelijke verplichting ****

Het onderhouden van contact na het einde van het dienstverband of de stage

Grondslag: Toestemming*

* Toestemming

               Jij hebt toestemming gegeven voor de verwerking van jouw persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden.

** Overeenkomst

               De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij jij partij bent, of om op jouw    verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.

*** Gerechtvaardigd belang

               De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of van een derde,                 behalve wanneer jouw belangen of jouw grondrechten en fundamentele vrijheden die tot bescherming van persoonsgegevens behoren, zwaarder wegen dan onze belangen. Wij zullen altijd kiezen voor de voor jou minst               belastende verwerking.

**** Wettelijke verplichting

               De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.

Persoonsgegevens inzien, aanpassen en/of verwijderen, en klachten 

 U heeft op basis van de privacyregelgeving (onder voorwaarden) het recht om:

• jouw persoonsgegevens in te zien;
• jouw persoonsgegevens te (laten) corrigeren;
• jouw persoonsgegevens te (laten) verwijderen;
• jouw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken (dit betekent echter niet dat de persoonsgegevens die zijn verwerkt voorafgaand aan die intrekking, niet langer geldig zijn verwerkt);
• bezwaar te maken tegen onze verwerking van jouw persoonsgegevens;
• onze verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken;
• jouw gegevens door ons in een computerbestand naar jou of een door jou aan te wijzen derde te sturen (het recht op gegevensoverdraagbaarheid).

 Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, beperking, gegevensoverdraging van de persoonsgegevens of een intrekking van jouw toestemming of een bezwaar inzake de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar support@countcooper.nl. Om er zeker van te zijn dat een dergelijk verzoek, intrekking of bezwaar daadwerkelijk door jou is gedaan respectievelijk ingediend, vragen wij je een kopie van uw geldige identiteitsbewijs (paspoort, identiteitskaart of rijbewijs) met het verzoek, de intrekking respectievelijk het bezwaar mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (‘machine readable zone’, de strook met nummers onderaan het identiteitsbewijs), documentnummer en BSN zwart. Daarop reageren wij zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen 4 weken.

Als u onverhoopt klachten zou hebben over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u contact met ons opnemen door te e-mailen naar support@countcooper.nl. Wij helpen u graag met het vinden van een oplossing. Als wij er niet in zouden slagen een oplossing te vinden, dan heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor vragen en/of opmerkingen over onze verwerking van uw persoonsgegevens kunt u altijd contact met ons opnemen door te e-mailen naar support@countcooper.nl.

Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren 

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

Sollicitanten

Categorie persoonsgegevens: Sollicitanten waarmee geen overeenkomst tot stand komt

Bewaartermijn of criteria ter bepaling van de termijn: 4 weken na de beslissing om geen overeenkomst aan te gaan of 1 jaar na toestemming.       

Aanvangsmoment bewaartermijn: De dag volgend op de beslissing geen overeenkomst aan te gaan

Stagiaires

Categorie persoonsgegevens: Persoonsgegevens stagiaires

Bewaartermijn of criteria ter bepaling van de termijn: 4 weken na einde stage- overeenkomst of 1 jaar na toestemming.

Aanvangsmoment bewaartermijn: De dag volgend op het einde van de stageovereenkomst.                                                                            

Medewerkers arbeidsvoorwaarden

Categorie persoonsgegevens: Persoonsgegevens medewerkers (arbeidsovereenkomst /aanvulling arbeidsovereenkomst)

Bewaartermijn of criteria ter bepaling van de termijn: 2 jaar na einde overeenkomst

Aanvangsmoment bewaartermijn: Op 1 januari volgend op het jaar waarin het dienstverband is beëindigd.

Categorie persoonsgegevens: Persoonsgegevens medewerkers (salarisafspraken)

Bewaartermijn of criteria ter bepaling van de termijn: 7 jaar.

Aanvangsmoment bewaartermijn: Op 1 januari volgend op het jaar waarin het dienstverband is beëindigd.

Categorie persoonsgegevens: Persoonsgegevens medewerkers (gegevensloonheffing,kopie identiteitsbewijs,kopie tewerkstellingsvergunning)    

Bewaartermijn of criteria ter bepaling van de termijn: 5 jaar na einde dienstverband.

Aanvangsmoment bewaartermijn: Op 1 januari volgend op het jaar waarin het dienstverband is beëindigd.

Categorie persoonsgegevens: Correspondentie inzake promotie / demotie  

Bewaartermijn of criteria ter bepaling van de termijn: 2 jaar na einde overeenkomst

Aanvangsmoment bewaartermijn: Op 1 januari volgend op het jaar waarin het dienstverband is beëindigd.

Medewerkers loopbaanontwikkeling

Categorie persoonsgegevens: Beoordelingsverslagen

Bewaartermijn of criteria ter bepaling van de termijn: 2 jaar na einde dienstverband.

Aanvangsmoment bewaartermijn: De dag   volgend op het einde van het dienstverband.

Categorie persoonsgegevens: Gegevens inzake te volgen en gevolgde opleidingen                              

Bewaartermijn of criteria ter bepaling van de termijn: 2 jaar na einde dienstverband.

Aanvangsmoment bewaartermijn: De dag volgend op het einde van het dienstverband.

Categorie persoonsgegevens: Persoonsgegevens medewerkers(overig)

Bewaartermijn of criteria ter bepaling van de termijn: 7 jaar na einde dienstverband.

Aanvangsmoment bewaartermijn: 1 januari volgend op het jaar van het einde van het dienstverband.

Medewerkers verzuim

Categorie persoonsgegevens: Ziektekosten

Bewaartermijn of criteria ter bepaling van de 2 jaar na einde dienstverband termijn:

Aanvangsmoment bewaartermijn: De dag volgend op het einde van het dienstverband.

Categorie persoonsgegevens: Correspondentie UWV en Arbo /bedrijfsarts

Bewaartermijn of criteria ter bepaling van de termijn: 2 jaar na einde dienstverband.

Aanvangsmoment bewaartermijn: De dag volgend op het einde van het dienstverband.

Categorie persoonsgegevens: Verslaglegginginzake Wet Verbetering Poortwachter   

Bewaartermijn of criteria ter bepaling van de termijn: 2 jaar na einde dienstverband

Aanvangsmoment bewaartermijn: De dag   volgend op het einde van het dienstverband.

Medewerkers overig

Categorie persoonsgegevens: Verklaring inzake woon-werkverkeer            

Bewaartermijn of criteria ter bepaling van de termijn: 7 jaar

Aanvangsmoment bewaartermijn: Op 1 januari volgend op het jaar waarin het dienstverband is beëindigd.

Categorie persoonsgegevens: Loonbeslagen

Bewaartermijn of criteria ter bepaling van de termijn Tot opheffing.:

Aanvangsmoment bewaartermijn: 

Categorie persoonsgegevens: Gegevens omtrent ten behoeve van werknemer te krijgen subsidie

Bewaartermijn of criteria ter bepaling van de termijn: 7 jaar.

Aanvangsmoment bewaartermijn: Op 1 januari volgend op het jaar waarin het dienstverband is beëindigd

Categorie persoonsgegevens: Gegevens omtrent etniciteit en herkomst (indien van toepassing)         

Bewaartermijn of criteria ter bepaling van de termijn: Einde van het dienstverband

Aanvangsmoment bewaartermijn: Op 1 januari volgend op het jaar waarin het dienstverband is beëindigd.

Categorie persoonsgegevens: Correspondentie inzake ontslag (inclusief getuigschrift)

Bewaartermijn of criteria ter bepaling van de termijn: 2 jaar na einde dienstverband.

Aanvangsmoment bewaartermijn: De dag volgend op het einde van het dienstverband.

Categorie persoonsgegevens: Correspondentie inzake (pré-)pensioen         

Bewaartermijn of criteria ter bepaling van de termijn: 2 jaar na einde dienstverband

Aanvangsmoment bewaartermijn: De dag   volgend   op   het   einde   van het dienstverband.

Categorie persoonsgegevens: Gegevens lidmaatschap inzake OR

Bewaartermijn of criteria ter bepaling van de termijn: 2 jaar na einde lidmaatschap.

Aanvangsmoment bewaartermijn: De dag volgend op einde van het lidmaatschap.

Oud medewerkers

Categorie persoonsgegevens: Persoonsgegevensoud medewerkers (NAW)

Bewaartermijn of criteria ter bepaling van de termijn: Tot het overlijden of na een verkregen verzoek tot verwijdering.

Aanvangsmoment bewaartermijn: De dag volgend op het einde van het dienstverband.                                       

Delen van persoonsgegevens met derden 

Wij verstrekken uw persoonsgegevens uitsluitend aan derden als dit verenigbaar is met het doel of de doelen waarvoor de gegevens zijn verzameld. Met bedrijven die uw persoonsgegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Wij blijven echter zelf verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Doorgifte aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Het kan wellicht nodig zijn uw persoonsgegevens door te geven aan partijen gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Als hiervan sprake is zullen wij uw persoonsgegevens uitsluitend doorgegeven aan partijen buiten de EER als gewaarborgd is dat de beveiliging van de gegevens minimaal gelijkwaardig is aan de beveiliging die wij hanteren.

Overzicht delen persoonsgegevens

Categorie derden

Administrateur Flynth                    

Doel overdracht

Het uitvoeren van de loonadministratie.

Jurisdictie

Wij zorgen dat de toegang tot de persoonsgegevens beperkt blijft tot degene die zijn belast met de (uitvoering van de) activiteiten in het kader waarvan de persoonsgegevens zijn of worden verwerkt. Daarnaast worden de persoonsgegevens alleen ter beschikking gesteld aan derden die betrokken zijn bij de uitvoering van de wettelijke verplichting uit hoofde waarvan persoonsgegevens worden verwerkt of aan personen die de gegevens gebruiken ter bescherming van de vitale belangen van de betrokkene of een andere natuurlijke persoon.

Beveiliging 

Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens zeer serieus en wij spannen ons maximaal in om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging zo goed als mogelijk tegen te gaan.

Indien wij bekend raken met een inbreuk op de beveiliging met als gevolg ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens of leidt tot een aanzienlijke kans op dergelijke ernstige nadelige gevolgen, dan zullen wij de Autoriteit Persoonsgegevens hiervan zo spoedig mogelijk van op de hoogte stellen. Indien de inbreuk waarschijnlijk ongunstige gevolgen heeft voor u persoonlijk, zullen wij u hiervan eveneens in kennis stellen.

Cybersecurity maatregelen die door Count & Cooper worden genomen:

• Wij versturen geen bestanden per e-mail
• Wij locken onze pc wanneer wij onze werkplek verlaten
• Toegang wordt verleend en kan weer worden ingetrokken o.b.v. rechten en aparte bibliotheken
• Om toegang te krijgen tot het systeem is Multi Factor Authenticatie (MFA) nodig Deze versie van de privacyverklaring is van 24 oktober 2022